Derzeit arbeitet ein sich täglich per Telefonkonferenz abstimmender Präventionskreis der SOPTIM daran, dass alles läuft, was möglich ist. Dieser Kreis, bestehend aus Menschen mit unterschiedlichen Funktionen in verschiedenen Ressorts, informiert die Mitarbeiter täglich über getroffene Maßnahmen, zielführende Verhaltensweisen, Änderungen in den Standorten, Hinweise zu mobilem Arbeiten und Reisen, der Organisation interner und externer Veranstaltungen … letztendlich allen Aspekten, denen in der aktuellen Situation zentral Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.

Gerne informieren wir auch Sie in diesem Blog über die bisherigen Maßnahmen.

Es wird auf zahlreichen Kanälen bereits regelmäßig darauf hingewiesen, auch wir erinnern unsere Mitarbeiter*innen immer wieder daran:

• Achtet auf eine gute Handhygiene – mehrmals täglich die Hände waschen und gerne auch desinfizieren.
• Haltet die Husten- und Nies-Etikette ein (in den eigenen Ellbogen).
• Verzichtet in der nächsten Zeit auf die Begrüßung mittels Handschlag.
• Vermeidet Menschenansammlungen.
• Bei typischen Symptomen des Coronavirus „wie Husten, Schnupfen, Halskratzen und Fieber …, einige Betroffene leiden auch an Durchfall“, komme nicht ins Büro, sondern melde Dich bei Deinem Arzt und kläre alles Weitere ab.
• Vermeide den Kontakt zu vermeintlich infizierten Personen bzw. Personen, welche vorher die betroffenen Gegenden besucht haben bzw. dort wohnen.
• Suche bei Vorliegen einer Erkrankung den Arbeitsplatz nicht auf, melde Dich arbeitsunfähig und kuriere die Erkrankung vollständig aus.
• Kollegen, die im Büro arbeiten, bitten wir, die Abstandsregeln täglich aufs Neue zu verinnerlichen. Wir haben aktuell viel Platz in den Büros. Sicherlich findet Ihr einen Platz in Ruf- und Sichtweite, ohne Euch alleine und ausgegrenzt zu fühlen. Das gilt natürlich ebenfalls für die Kaffee- und Mittagspausen. Zusätzlich finden in diesem Kontext auch „digitale Kaffeetheken“ aktuell große Resonanz und wirken der sozialen Abschottung entgegen.

Die Standorte der SOPTIM bleiben offen. Unsere Sekretariate sind weiterhin besetzt und halten uns wie selbstverständlich den Rücken frei. Kundenanrufe werden vermittelt, Post und Pakete mit gebührender Vorsicht entgegengenommen.

Das Mittagessen wurde auf „einzelverpackt“ umgestellt. Da vermutlich weniger Kollegen zum Essen gehen, ist es möglich, sich an den Tischen locker zu verteilen und in der Schlange Abstand zu halten.

Ein Großteil der Belegschaft hat bereits auf „mobiles Arbeiten“ umgestellt. Die Rahmenbedingungen machen uns die Umsetzung leicht. Die interne IT hat sehr schnell eine funktionierende und stabile VPN-Infrastruktur geschaffen. Nach kurzer Abstimmung mit dem Personalverantwortlichen kann jede*r Mitarbeiter*in ihren/seinen Laptop oder gar ihre/seine Workstation „unter den Arm klemmen“ und der Tätigkeit von zu Hause nachgehen. Und das funktioniert derzeit reibungslos. Sehen Sie in der Bildergalerie einige Beispiele 😉

Die Reisen der Mitarbeiter werden derzeit sehr stark eingeschränkt. Vor Antritt müssen Alternativen konsequent geprüft werden:

• Ist die Dienstreise wirklich notwendig? Oder kann sie durch andere Kommunikationsmöglichkeiten ersetzt werden?
• Jeder Mitarbeiter darf reisen, muss aber nicht. Es steht ihm im Moment frei, das für sich nach eigenem Ermessen und in Abstimmung mit dem Geschäftspartner zu entscheiden.
• Fahrten sollten nach Möglichkeit mit dem eigenen Firmenwagen erfolgen. Wenn der nicht vorhanden ist, dann mit einem Poolwagen oder Leihwagen. Öffentliche Verkehrsmittel sollten in der Reihenfolge der in Frage kommenden Verkehrsmittel zurzeit hintenanstehen.
• Reisen zwischen SOPTIM Standorten sind bis auf weiteres einzustellen.
• Für Rückkehrer aus dem Urlaub ist das mobile Arbeiten von zu Hause verpflichtend.

Alle von SOPTIM initiierten Events und Veranstaltungen (SOPTIM Akademie, Feature Day, iTrade-Kundentag) wurden abgesagt. Diese Regelung haben wir vorläufig bis Ende April 2020 getroffen. Teilnahmen an externen Events (Tagungen, Kongresse, …) durch SOPTIM Mitarbeiter*innen sind bis Ende April 2020 ebenfalls abgesagt.

Workshops mit Kunden und/oder Akquisetermine sind möglichst alle in Abstimmung mit dem Kunden in virtuelle Treffen per Webkonferenzen umzuwandeln. Dies gilt selbstverständlich auch für interne Workshops sowie die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen.

Unser Vorstand, bestehend aus Andreas Duve, Bert Goetting, Christoph Speckamp, Ralf Lemke und Wolfgang Thiele, hat die Mitarbeiter*innen mit einem sehr emotionalen Statement eingeladen, die Krise gemeinsam zu meistern:

„Wir können nur erahnen, welche Auswirkungen die weitgehenden Maßnahmen der Regierung auf Euer privates Umfeld und auf Euch selbst und Eure Familie haben. Nach der Krise werden wir uns im Rückblick hoffentlich daran erinnern, dass wir das gemeinsam „geschafft“ haben und unseren Anteil an der Eindämmung der Infektionsgeschwindigkeit hatten.
Uns ist es jedoch ein persönliches Anliegen, jedem von Euch zu versichern, dass wir niemanden in einer womöglich aufkommenden Notsituation alleine lassen und selbstverständlich Unterstützung und Hilfe gewähren. Sprecht uns im Vertrauen an. Wir finden gemeinsam mit Euch eine Lösung.“

Falls Sie Fragen zu unseren Maßnahmen haben, melden Sie sich gern telefonisch oder per E-Mail bei den Ihnen bekannten Ansprechpartner*innen oder beim Sekretariat.

Ihr SOPTIM Präventionskreis
Christian, Christian, Christoph, Elke, Frank und Ralf

PS: In der SOPTIM Community gibt es weitere Blogbeiträge zum Arbeiten mit bzw. wegen Corona. Einfach mal reinschauen https://serviceportal.soptim.de

PS2: Die weiterführenden Links kennen Sie alle schon zur Genüge, aber man kann es ja nicht oft genug sagen, genau wie: „Wasch Dir oft und gründlich die Hände!“

Weiterführende Informationen

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html

https://www.rki.de/DE/Home/homepage_node.html