Vertrauen als Basis für Projekterfolg: Austausch der Vertriebssoftware bei EAA
Wenn Energieversorger neue Vertriebssoftware einführen, findet die gern zitierte „Operation am offenen Herzen“ statt. Vieles ist erfolgsrelevant: Die richtige Lösung finden, das Projekt weitsichtig planen, konstruktiv zusammenarbeiten, die neue Software nahtlos integrieren und Prozesse ohne Fadenriss umstellen. Die Energieallianz Austria GmbH (EAA) hat all dies bei der Einführung von SE:Sales in Zusammenarbeit mit der Aachener Soptim AG geschafft.
Auf dem Weg zum Ziel mussten die Partner aber auch Klippen umschiffen. Partnerschaftliches Miteinander und Vertrauen halfen maßgeblich.
Die EAA arbeitet schon seit vielen Jahren mit Soptim zusammen und nutzt Software des Aachner IT-Hauses etwa in Energiehandel und -vertrieb. Doch zuletzt genügte die alte Vertriebslösung VIM nicht mehr den Anforderungen. „Der sich wandelnde Energiemarkt verlangt nach einem Höchstmaß an Digitalisierung, Prozessintegration und Datenqualität“, erläutert Projektleiter Tobias Unfried, Leiter IT bei EAA und verantwortlich für den Betrieb der Applikationslandschaft. „Architektur und Funktionsumfang der alten Software waren nicht geeignet, die Prozesse neuer Geschäftsfelder adäquat zu unterstützen.“
Selbstverständlich schaute man sich bei EAA nach alternativer Software im Markt um. Doch weil man mit der alten Lösung sehr zufrieden gewesen war, Soptim sich als Partner bewährt hatte und das Nachfolgeprodukt SE: Sales die neuen Anforderungen zu erfüllen versprach, entschied man sich bei EAA für das Upgrade-Paket.
Umfangreiches Gesamtprojekt
Was an sich nach Routine klingt, entpuppte sich bei EAA als höchst anspruchsvolle Aufgabe. „Unser SE:Sales-Projekt ist in eine große, übergeordnete Initiative eingebettet“, erläutert Unfried. „Wir haben kürzlich unser CRM-System erneuert und führen aktuell eine neue Kundenportalsoftware ein. Außerdem haben wir parallel zu SE:Sales eine neue Lösung für die Marktkommunikation installiert und SE:Sales um ein Analytik-Tool ergänzt.“ Neben der systemtechnischen Verzahnung galt es funktionale Anforderungen umzusetzen, was in Teilen eine Individualisierung der Standardsoftware erforderlich machte, also Programmierung.
Das betraf zum Beispiel die Marktkommunikation. Im Rahmen des Gesamtvorhabens der EAA fiel hier die Wahl auf EDI Com von der DI Central GmbH. Hier galt es Schnittstellen bereitzustellen, damit die MaKo-Software per Webservices die Daten aus SE:Sales abfragt und anderen involvierten Systemen wie etwa SAP zur Verfügung stellt. Ein wesentlicher Vorteil der Trennung von Energiedatenmanagement und Marktkommunikation: Wenn auf einer Seite Systemänderungen vorgenommen werden müssen, betrifft dies nicht mehr automatisch den Gesamtprozess. Müßig zu erwähnen, dass ein reibungsloses Zusammenspiel beider Systeme angesichts von bis zu 25.000 Marktnachrichten, die täglich bewegt werden müssen, von fundamentaler Bedeutung ist.
Die zweite große Baustelle war das Absatzportfoliomanagement. Hinter diesem Begriff steckt ein Tool von Soptim, das auf Datenbankebene Vertriebssoftware (SE:Sales) und die Handelssoftware (SE:S&T) verbindet. Damit werden Vertragsabschlüsse der Vertriebsabteilung automatisiert und unmittelbar in das Handelssystem geschrieben, so dass sich die Handelsabteilung sofort um die Beschaffung kümmern kann. Die schon zu VIM-Zeiten genutzte und auf EAA-Erfordernisse modifizierte Software musste mit SE:Sales entsprechend verzahnt werden. Die besondere Herausforderung dabei lag darin, dass EAA aufgrund seiner Eignerstruktur eine regionenscharfe Aggregation der zu beschaffenden Energiemengen benötigt. „Um dies zu realisieren, mussten wir tief in die Software eingreifen“, berichtet Frank Meerkatz, Senior Consultant bei Soptim und fachlich verantwortlich für die Einführung von SE:Sales bei EAA.
Mehr Transparenz und Prozesssicherheit
Dass sich die Arbeit gelohnt hat, verdeutlicht das Resümee von Tobias Unfried: „Wir können unsere Aggregate nun nach verschiedensten Anforderungen clustern und reporten. Wann welcher Kunde welche Tranche abruft, haben wir zeitnah und nachvollziehbar im Blick. Dies bedeutet für uns Zeitgewinn, mehr Transparenz und erhöhte Prozesssicherheit. Außerdem ist die neue Oberfläche um Welten besser zu bedienen.“
Wie gestaltet man die Projektarbeit, wenn eine Standardsoftware – eigentlich auf vorgegebenen Gleisen – eingeführt wird, zugleich aber in wichtigen Funktionsbereichen neu programmiert werden muss? Indem man klassisches und agiles Projektmanagement miteinander verbindet! Hieß in der Praxis bei EAA: Basis im Projekt war eine klassische Projektplanung mit Konzeption, Auslieferung, Migration und Go-Live. Das Entwickeln der Schnittstellen und speziellen Funktionen hingegen lief nach agilen Methoden ab. Das heißt, es wurde in Teilschritten entwickelt und die neuen Softwarestände den Anwendern immer wieder zum Begutachten und Testen vorgestellt. Somit gab es für die Entwickler stets unmittelbar Feedback, so dass gegebenenfalls sofort gegengesteuert werden konnte. „Dadurch haben wir uns viel unnützen Aufwand erspart“, so Soptim-Projektleiter Ben Braun, der die nicht immer einfache Aufgabe hatte, beide Projektmethoden sinnvoll zu kombinieren.
Für EAA war agiles Projektmanagement Neuland. „Wir mussten uns zu Anfang zwar erst finden, aber am Schluss hat die Kombination sehr gut funktioniert“, resümiert Tobias Unfried. „Das Erfolgsgeheimnis des agilen Projektmanagements ist, dass man sich darauf einlässt und die Vorteile sieht.“
In Stresssituationen hilft Vertrauen
Zum echten Stresstest geriet zum Schluss die Produktivmigration. Weil EAA am geplanten Go-Live-Termin festhalten wollte, Soptim mit der termingerechten Migration der großen Datenmenge aber zeitlich in die Bredouille geriet, musste ein alternativer Weg beschritten werden, der beiden Seiten Mut und gute Nerven abverlangte. Spätestens an diesem Punkt zahlte sich aus, dass sich ein belastbares Vertrauens- und Zutrauensverhältnis zwischen EAA und Soptim aufgebaut hatte.
Nach dem Projektabschluss im Oktober 2019 folgte eine Stabilisierungsphase, in der kleinere Fehler korrigiert wurden. Mittlerweile arbeiten EAA und Soptim daran, die Vorteile der neuen Software in Gänze zu nutzen und weitere Funktionen rund um SE:Sales auf eine Roadmap zu bringen und umzusetzen. Arbeitspakete sind beispielsweise die Gestaltung spezifischer Workflows, die Optimierung des Zusammenspiels von CRM, SE:Sales und ERP-System sowie die Steigerung der Performance mit Blick auf den Smart-Meter-Rollout.
Soptim hat beim größten österreichischen Energieversorger einen Stein im Brett. Tobias Unfried bezeichnet den Aachener Digitalisierungsspezialisten als „Kenner der Energiebranche“ und „Partner auf Augenhöhe“. Dem EAA-Manager gefällt, dass Soptim die Kunden eng in die Produktentwicklung einbindet und proaktiv neue Software entwickelt. „Wir haben viel voneinander lernen können. Das Gesamtpaket sagt uns sehr zu. Für die kommenden Herausforderungen im Energiemarkt sind wir gut aufgestellt.“
Auch für Soptim war die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf allen Management-Ebenen der Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss. Ausgedehnte Präsenzzeiten in Wien und ständiger Austausch legten die Basis, um auch in kritischen Phasen der komplexen Arbeit auf Kurs zu bleiben. Ben Braun: „Eine intensives Projekt, das aber gerade, weil es herausfordernd war und dank superkonstruktiver Zusammenarbeit erfolgreich bewältig werden konnte, besonders viel Spaß gemacht hat.“
Quelle: www.ebwk.de
